Vrijwilligerscoördinator gezocht! (X/V/M)
Het Leiden International Film Festival (LIFF) is op zoek naar een vrijwilligerscoördinator voor de 19e editie van het festival (10 tot 20 oktober 2024). Wil je deel uitmaken van een gedreven en enthousiast team en je bijdrage leveren aan het gaafste evenement van Leiden? Lees dan hieronder meer over de openstaande functie.
Stuur je CV en motivatie uiterlijk vrijdag 31 mei naar Hoofd Vrijwilligerscoördinatie Marian Hoeber via vacatures@liff.nl. De sollicitatiegesprekken zullen in juni plaatsvinden.
LIFF
LIFF is een breed georiënteerd, 11-daags filmfestival, dat dit jaar plaatsvindt van 10 t/m 20 oktober 2024. LIFF richt zich op het toegankelijk maken van artistieke films voor een breed publiek en daagt haar bezoekers uit m
et films vanuit de hele wereld, van jonge makers en verrassende selecties. Al achttien jaar bouwt LIFF aan een elk jaar groeiend, inhoudelijk divers en spannend filmfestival. Daarnaast organiseert LIFF ook jaarlijks een buitenbioscoop op het Pieterskerkplein in hartje Leiden. Deze Summer Special vindt dit jaar plaats op 20, 21 en 22 juni.
Als vrijwilligerscoördinator bij LIFF maak je deel uit van het vrijwilligerscoördinatieteam. De gehele LIFF-crew bestaat uit circa 35 mensen. Tijdens de festivalperiode zetten daarnaast zo’n 180 vrijwilligers zich ook dit jaar in om een prachtig festival neer te zetten.
Functie vrijwilligerscoördinator
Wij zijn op zoek naar een vrijwilligerscoördinator (m/v/x)! Bij LIFF zetten jaarlijks zo’n 180 vrijwilligers zich in om het festival weer tot een daverend succes te maken. Deze vrijwilligers worden ingeroosterd, begeleid en aangestuurd door een team van vrijwilligerscoördinatoren, geleid door het Hoofd Vrijwilligerscoördinatie.
De werkzaamheden van een vrijwilligerscoördinator, die dus in samenwerking met de andere vrijwilligerscoördinatoren en het Hoofd Vrijwilligerscoördinatie worden uitgevoerd, bestaan hoofdzakelijk uit:
- Het leiding geven aan en ondersteunen van de locatiemanagers tijdens LIFF op de desbetreffende locatie.
- Het organiseren van het vrijwilligerswerk op de diverse locaties van LIFF: verantwoordelijk voor o.a. roostering, aansturing en begeleiding van vrijwilligers (de laatste twee samen met de locatiemanager).
Jouw rol
In aanloop naar LIFF:
- Het uitvoeren van het vrijwilligersbeleid;
- Het vaststellen van verschillen tussen het beleid en de uitvoering, het doen van voorstellen tot bijstelling van het beleid;
- Het anticiperen op veranderingen in het vrijwilligerswerk en suggesties geven voor het beleid voor komende jaren;
- Het signaleren en uitwerken van kansen en problemen bij vrijwilligerswerk;
- Het roosteren van de vrijwilligers van de locatie inclusief de locatiemanagers;
- Het mede selecteren van vrijwilligers:
- Het vaststellen van behoeften aan nieuwe vrijwilligersplaatsen en invulling van vrijwilligersplaatsen binnen LIFF;
- Het mede selecteren van vrijwilligers indien nodig;
- Helpen bij de introducties voor nieuwe vrijwilligers.
Tijdens LIFF:
- Het aansturen en begeleiden van de locatiemanagers op de werkplek, zodat zij op hun beurt de vrijwilligers kunnen aansturen;
- Mede begeleiden van de vrijwilligers op de locatie:
- Informeren over het vrijwilligerswerk;
- Fungeren als aanspreekpunt voor klachten en problemen betreffende vrijwilligerswerk en (individuele) vrijwilligers;
- Aanpassingen maken in het rooster n.a.v. afmeldingen of nodige extra diensten;
- Controleren of het beleid voor vrijwilligers past bij de praktijk.
Na LIFF:
- Evalueren met de vrijwilligers over kansen en verbeterpunten voor het volgende jaar;
- Evalueren met de andere coördinatoren over kansen en verbeterpunten voor het volgende jaar;
- Administratieve afhandeling.
Tijdsinvestering
- De periode is vanaf mei 2024 tot ongeveer medio december 2024. De werkdruk ligt vooral tijdens en kort voorafgaand aan het festival. Tot ongeveer twee weken voor het festival zal deze functie gemiddeld twee uur per week vereisen. In de weken voor het festival zal dit oplopen tot zo’n acht uur per week.
- Tijdens het festival ben je gedurende elf dagen minimaal 60 uur beschikbaar en in principe altijd bereikbaar.
Wat zoeken wij?
Gewenste eigenschappen:
- Zelfstandig kunnen werken, maar ook in een team met de andere coördinatoren (prioriteiten bepalen, leidinggeven, overleggen, problemen oplossen, keuzes maken);
- Goede sociale vaardigheden (contacten kunnen leggen en omgaan met zeer verschillende mensen, luisteren, invoelen, individuele en groepsgesprekken voeren, omgaan met emoties, omgaan met weerstanden en kritiek);
- Goede leidinggevende vaardigheden (leiding kunnen geven aan diverse groep mensen, motiveren en stimuleren van vrijwilligers, taken verdelen en delegeren, teamvorming stimuleren);
- Stressbestendig;
- Flexibel;
- Accuraat;
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
- Computervaardig.
Relevante werkervaring:
- Ervaring op het gebied van werken met vrijwilligers is een pré!
Wat bieden wij?
Wij bieden:
- Een werkplek in een informele, enthousiaste crew;
- Een vrijwilligersvergoeding;
- Werkervaring achter de schermen bij een filmfestival;
- Werkervaring in een (sub)coördinerende rol;
- Catering tijdens het festival;
- Een passe-partout voor het festival.
Over de LIFF-organisatie
LIFF is een breed georiënteerd, 11-daags filmfestival dat een podium biedt aan onafhankelijke film, nieuwe makers en gedurfde specials. Deze drie elementen passen ook goed bij de organisatie van het festival: we bieden een platform aan opkomend talent en zetten graag iets unieks neer. Denk bijvoorbeeld aan een filmvertoning in een zwembad of een gigantische LIFF-ruit op het stationsplein in Leiden.
Bij de organisatie van LIFF werken we met een groep van 34 teamleden en 170 enthousiaste vrijwilligers. Als vrijwilligerscoördinator maak je deel uit van deze groep en zet je je in om het filmfestival tot een groot succes te maken. Onze crew en vrijwilligers zijn onmisbaar tijdens het festival en we vinden het belangrijk dat ze zich welkom en gewaardeerd voelen. Om dit sterker in de organisatie te verankeren zijn we begonnen met initiatieven op het gebied van Diversiteit & Inclusie binnen de hele organisatie. We vinden het dan ook belangrijk om een diverse crew te hebben en hopen dat iedereen die zich geroepen voelt door (elementen van) deze vacature solliciteert.